Veiligheidsregio Utrecht

In één week van aanvraag naar 300 ingerichte opvangplekken

De vraag naar tijdelijke opvanglocaties blijft groot. Tegelijkertijd laat crisisnoodopvang zich nauwelijks vooruitplannen. Een locatie kan lange tijd onzeker zijn en vervolgens binnen enkele dagen gereed moeten zijn voor honderden bewoners. Op dat moment moeten de huisvesting, voorzieningen en inventaris direct op elkaar aansluiten.

Veiligheidsregio Utrecht ondersteunt 26 gemeenten bij opvangvraagstukken en beheert daarnaast zelf meerdere opvanglocaties. Voor de inrichting van crisisnoodopvang zocht de organisatie daarom een partner die niet alleen voldoende inventaris beschikbaar heeft, maar ook onder hoge tijdsdruk kan leveren.

Via een aanbesteding werd KeyPro geselecteerd voor de levering van onder andere bedden, kasten, matrassen, linnengoed en aanvullende inventaris. Bij een van de eerste grote opdrachten werden binnen één week na de aanvraag 300 opvangplekken ingericht.

300 opvangplekken ingericht
Onderdeel van aanbesteding crisisnoodopvang
Inventaris, bedden, kasten, matrassen en linnengoed
Snelle levering onder hoge tijdsdruk

De uitdaging

Bij crisisnoodopvang verandert de planning vaak tot het laatste moment. Soms is al duidelijk dat er extra opvang nodig is, maar kan een locatie nog niet worden vrijgegeven. In andere gevallen komt de sleutel pas vlak voor de opening beschikbaar. Ondertussen moeten gemeenten, de veiligheidsregio, bouwpartners en leveranciers hun werkzaamheden nauwkeurig op elkaar afstemmen.

Bij een van de locaties ging het om opvang voor 300 personen. De aanvraag kwam vlak na kerst binnen. Op 2 januari werd de sleutel overgedragen en op 3 januari moest de locatie gereed zijn. Binnen deze korte periode moesten alle benodigde spullen worden verzameld, gecontroleerd, vervoerd en op locatie worden geplaatst.

Voor Veiligheidsregio Utrecht was het daarom belangrijk om te kunnen vertrouwen op een partner die snel capaciteit kan vrijmaken, duidelijk communiceert en ook tijdens onverwachte veranderingen blijft meedenken.

Het proces

Locatie schouwen

Voordat een opvanglocatie wordt ingericht, wordt eerst gekeken wat er praktisch mogelijk is. Hoeveel mensen kunnen er verblijven? Welke ruimtes zijn geschikt? En welke indeling zorgt voor rust en overzicht op locatie?
Inventaris bepalen

Op basis van de locatie wordt bepaald wat er nodig is. Denk aan bedden, kasten, matrassen, linnengoed en aanvullende inventaris. Daarbij wordt gekeken naar snelheid, beschikbaarheid en praktisch gebruik op locatie.
Voorbereiden en verzamelen

Zodra duidelijk is wat er nodig is, verzamelen we de juiste inventaris uit onze voorraad. We controleren wat meegaat en zorgen dat alles klaarstaat voor levering.
Snel leveren en plaatsen

Zodra duidelijk is dat een locatie doorgaat, moet er vaak direct geschakeld worden. KeyPro zorgt ervoor dat de benodigde inventaris beschikbaar komt en op locatie wordt geleverd.

De aanpak

De samenwerking tussen Veiligheidsregio Utrecht en KeyPro is ingericht op snelheid, duidelijkheid en praktisch handelen. Zodra een locatie concreet wordt, stemmen we de aantallen, planning, bereikbaarheid en inrichting met elkaar af. Daarbij houden we rekening met het feit dat een planning bij crisisnoodopvang tot het laatste moment kan veranderen.

Complete inventaris via één partner
KeyPro leverde alles wat nodig was voor de basisinrichting van de opvanglocaties. Hieronder vielen onder andere bedden, kasten, matrassen, linnengoed en aanvullende inventaris. Doordat deze onderdelen via één partner werden geregeld, hoefde Veiligheidsregio Utrecht niet met meerdere losse leveranciers te schakelen.
Opschalen tijdens de feestdagen
De aanvraag voor de locatie met 300 opvangplekken kwam vlak na kerst binnen. Toch lukte het om binnen één week de benodigde voorraad te verzamelen en de levering te organiseren. Tussen de sleuteloverdracht op 2 januari en de opening op 3 januari zat slechts één dag. Door snel capaciteit vrij te maken en nauw samen te werken met de andere betrokken partijen kon de locatie op tijd worden ingericht.
Snel oplossen bij afwijkingen
Bij een grote en snelle levering kan op locatie blijken dat aantallen veranderen of dat onderdelen ontbreken, beschadigd zijn of op een andere plek nodig zijn. In die situaties bleef het contact met Veiligheidsregio Utrecht kort. Naleveringen en aanpassingen konden daardoor snel worden geregeld, zonder dat de voortgang van de opvanglocatie onnodig stil kwam te liggen.
Een vast team en steeds scherpere processen
Voor deze samenwerking is een vaste projectmanager aangesteld. Samen met de collega’s van planning, logistiek en buitendienst zijn de processen verder ingericht op crisisnoodopvang. Er is onder andere gekeken naar een betere registratie van goederen, duidelijke overdrachtsmomenten en voldoende reservemateriaal. De ervaringen uit iedere locatie worden gebruikt om volgende leveringen nog sneller en betrouwbaarder uit te voeren.

Lees het stappenplan

Het resultaat

Binnen één week na de aanvraag leverde KeyPro de inventaris voor 300 opvangplekken. Ondanks de feestdagen, de beperkte voorbereidingstijd en de sleuteloverdracht één dag voor opening, kon de locatie op het afgesproken moment in gebruik worden genomen.

Voor Veiligheidsregio Utrecht betekent de samenwerking dat de organisatie bij een nieuwe opvangvraag niet telkens opnieuw hoeft te zoeken naar leveranciers, beschikbare voorraad en logistieke capaciteit. Er staat een partner klaar die het inventarisgedeelte snel kan oppakken en die gewend is om mee te bewegen met een onzekere planning.

Dat geeft meer grip tijdens een periode waarin veel verschillende partijen tegelijkertijd op locatie werken. Terwijl bouwpartners zorgen voor bijvoorbeeld sanitair en andere voorzieningen, kan Veiligheidsregio Utrecht erop vertrouwen dat ook de inrichting wordt voorbereid, geleverd en geplaatst.

Ook na de oplevering blijven de korte lijnen belangrijk. Bij een locatie voor honderden bewoners kunnen aantallen veranderen, spullen beschadigd raken of aanvullende materialen nodig zijn. Door snel contact en duidelijke afspraken kunnen zulke vragen worden opgelost zonder dat ze uitgroeien tot grotere problemen.

“Als er iets ontbrak of er was iets mis, dan was het vrij snel te regelen,” vertelt Kenneth.

Succesfactoren van het project

Voldoende voorraad voor 300 opvangplekken
Door de eigen voorraad kon KeyPro snel de grote aantallen bedden, kasten, matrassen en linnengoed beschikbaar maken die nodig waren voor deze locatie. Hierdoor hoefde niet te worden gewacht op lange levertijden bij verschillende leveranciers.
Levering tussen aanvraag en opening
De aanvraag kwam vlak na kerst binnen en de locatie moest begin januari al gereed zijn. Door snel intern op te schalen en de planning direct af te stemmen met Veiligheidsregio Utrecht, lukte het om binnen één week van aanvraag naar levering te gaan.
Eén aanspreekpunt tijdens de uitvoering
Een vaste projectmanager hield overzicht over de inventaris, planning, logistiek en eventuele aanvullingen. Hierdoor wist Veiligheidsregio Utrecht bij vragen of veranderingen direct bij wie zij terechtkon.
Snel herstellen en naleveren
Bij een project met honderden bewoners is het belangrijk dat ontbrekende of beschadigde onderdelen geen langdurig probleem worden. Door reservemateriaal beschikbaar te houden en snel te kunnen naleveren, bleef de locatie operationeel.
Leren van iedere opvanglocatie
De samenwerking leverde concrete verbeterpunten op voor volgende projecten. Processen rond registratie, overdracht, reservesleutels en retourstromen zijn verder aangescherpt, zodat nieuwe opvanglocaties nog gecontroleerder kunnen worden ingericht.

Betrokkenen

Bij een crisisnoodopvang voor 300 personen is een goede samenwerking tussen opdrachtgever, projectmanagement en logistiek onmisbaar. Voor dit project waren onder andere de volgende mensen betrokken:

Elizabeth – Projectmanager KeyPro
Elizabeth heeft veel ervaring met de inrichting van opvanglocaties. Zij bewaakt de planning, stemt de aantallen af en zorgt dat de verschillende onderdelen van het project bij elkaar komen.
Kasper – Logistiek KeyPro
Kasper en zijn collega’s zorgden voor de logistieke voorbereiding, levering en plaatsing van de inventaris. Dankzij hun ervaring met grote inrichtingsprojecten kon er ook onder hoge tijdsdruk snel worden geschakeld.
Kenneth – Projectcoördinator Veiligheidsregio Utrecht
Kenneth coördineerde het project vanuit Veiligheidsregio Utrecht en stemde de werkzaamheden af met KeyPro en de andere betrokken partijen.

Benieuwd wat we voor jou kunnen doen?

Wil je weten hoe KeyPro jouw gemeente kan ondersteunen met snelle en flexibele woninginrichting? Neem contact met ons op of vraag direct een offerte aan.

Neem contact op

Formdata

Naam

Bedrijfsnaam

E-mailadres

Telefoon

+31

Afghanistan (+93)

Åland (+358)

Albanië (+355)

Algerije (+213)

Amerikaanse Maagdeneilanden (+1-340)

Amerikaans-Samoa (+1-684)

Andorra (+376)

Angola (+244)

Anguilla (+1-264)

Antarctica (+672)

Antigua en Barbuda (+1-268)

Argentinië (+54)

Armenië (+374)

Aruba (+297)

Australië (+61)

Azerbeidzjan (+994)

Bahama's (+1-242)

Bahrein (+973)

Bangladesh (+880)

Barbados (+1-246)

België (+32)

Belize (+501)

Benin (+229)

Bermuda (+1-441)

Bhutan (+975)

Bolivia (+591)

Bonaire, Sint Eustatius en Saba (+599)

Bosnië en Herzegovina (+387)

Botswana (+267)

Bouvet (+47)

Brazilië (+55)

Britse Maagdeneilanden (+1-284)

Brits Indische Oceaanterritorium (+246)

Brunei (+673)

Bulgarije (+359)

Burkina Faso (+226)

Burundi (+257)

Cambodja (+855)

Canada (+1)

Centraal-Afrikaanse Republiek (+236)

Chili (+56)

China (+86)

Christmaseiland (+61)

Cocoseilanden (+61)

Colombia (+57)

Comoren (+269)

Congo-Brazzaville (+242)

Congo-Kinshasa (+243)

Cookeilanden (+682)

Costa Rica (+506)

Cuba (+53)

Curaçao (+599)

Cyprus (+357)

Denemarken (+45)

Djibouti (+253)

Dominica (+1-767)

Dominicaanse Republiek (+1-809,1-829,1-849)

Duitsland (+49)

Ecuador (+593)

Egypte (+20)

El Salvador (+503)

Equatoriaal-Guinea (+240)

Eritrea (+291)

Estland (+372)

Ethiopië (+251)

Faeröer (+298)

Falklandeilanden (+500)

Fiji (+679)

Filipijnen (+63)

Finland (+358)

Frankrijk (+33)

Franse Zuidelijke en Antarctische Gebiede (+262)

Frans-Guyana (+594)

Frans-Polynesië (+689)

Gabon (+241)

Gambia (+220)

Georgië (+995)

Ghana (+233)

Gibraltar (+350)

Grenada (+1-473)

Griekenland (+30)

Groenland (+299)

Guadeloupe (+590)

Guam (+1-671)

Guatemala (+502)

Guernsey (+44)

Guinee (+224)

Guinee-Bissau (+245)

Guyana (+592)

Haïti (+509)

Heard en McDonaldeilanden (+672)

Honduras (+504)

Hongarije (+36)

Hongkong (+852)

Ierland (+353)

IJsland (+354)

India (+91)

Indonesië (+62)

Irak (+964)

Iran (+98)

Israël (+972)

Italië (+39)

Ivoorkust (+225)

Jamaica (+1-876)

Japan (+81)

Jemen (+967)

Jersey (+44)

Jordanië (+962)

Kaaimaneilanden (+1-345)

Kaapverdië (+238)

Kameroen (+237)

Kazachstan (+7)

Kenia (+254)

Kirgizië (+996)

Kiribati (+868)

Kleine afgelegen eilanden van de Verenigde Staten (+1)

Koeweit (+965)

Kosovo (+383)

Kroatië (+385)

Laos (+856)

Lesotho (+266)

Letland (+371)

Libanon (+961)

Liberia (+231)

Libië (+218)

Liechtenstein (+423)

Litouwen (+370)

Luxemburg (+352)

Macau (+853)

Macedonië (+389)

Madagaskar (+261)

Malawi (+265)

Maldiven (+960)

Maleisië (+60)

Mali (+223)

Malta (+356)

Man (+44)

Marokko (+212)

Marshalleilanden (+692)

Martinique (+596)

Mauritanië (+222)

Mauritius (+230)

Mayotte (+269)

Mexico (+52)

Micronesia (+691)

Moldavië (+373)

Monaco (+377)

Mongolië (+976)

Montenegro (+382)

Montserrat (+1-164)

Mozambique (+258)

Myanmar (+95)

Namibië (+264)

Nauru (+674)

Nederland (+31)

Nepal (+977)

Nicaragua (+505)

Nieuw-Caledonië (+687)

Nieuw-Zeeland (+64)

Niger (+227)

Nigeria (+234)

Niue (+683)

Noordelijke Marianen (+1-670)

Noord-Korea (+850)

Noorwegen (+47)

Norfolk (+672)

Oeganda (+256)

Oekraïne (+380)

Oezbekistan (+998)

Oman (+968)

Oostenrijk (+43)

Oost-Timor (+670)

Pakistan (+92)

Palau (+680)

Palestina (+970)

Panama (+507)

Papua-Nieuw-Guinea (+675)

Paraguay (+595)

Peru (+51)

Pitcairneilanden (+649)

Polen (+48)

Portugal (+351)

Puerto Rico (+1-787,1-939)

Qatar (+974)

Réunion (+262)

Roemenië (+40)

Rusland (+7)

Rwanda (+250)

Saint-Barthélemy (+590)

Saint Kitts en Nevis (+1-869)

Saint Lucia (+1-758)

Saint-Pierre en Miquelon (+508)

Saint Vincent en de Grenadines (+1-784)

Salomonseilanden (+677)

Samoa (+685)

San Marino (+378)

Saoedi-Arabië (+966)

Sao Tomé en Principe (+239)

Senegal (+221)

Servië (+381)

Seychellen (+248)

Sierra Leone (+232)

Singapore (+65)

Sint-Helena, Ascension en Tristan da Cunha (+290)

Sint-Maarten (+590)

Sint Maarten (+1-721)

Slovenië (+386)

Slowakije (+421)

Soedan (+249)

Somalië (+252)

Spanje (+34)

Spitsbergen en Jan Mayen (+47)

Sri Lanka (+94)

Suriname (+597)

Swaziland (+268)

Syrië (+963)

Tadzjikistan (+992)

Taiwan (+886)

Tanzania (+255)

Thailand (+66)

Togo (+288)

Tokelau (+690)

Tonga (+676)

Trinidad en Tobago (+1-868)

Tsjaad (+235)

Tsjechië (+420)

Tunesië (+216)

Turkije (+90)

Turkmenistan (+993)

Turks- en Caicoseilanden (+1-649)

Tuvalu (+688)

Uruguay (+598)

Vanuatu (+678)

Vaticaanstad (+379)

Venezuela (+58)

Verenigde Arabische Emiraten (+971)

Verenigde Staten (+1)

Verenigd Koninkrijk (+44)

Vietnam (+84)

Wallis en Futuna (+681)

Westelijke Sahara (+212)

Wit-Rusland (+375)

Zambia (+260)

Zimbabwe (+263)

Zuid-Afrika (+27)

Zuid-Georgia en de Zuidelijke Sandwicheilanden (+500)

Zuid-Korea (+82)

Zuid-Soedan (+211)

Zweden (+46)

Zwitserland (+41)

Bericht

En we zijn benieuwd... Hoe heb je ons gevonden?

Google of een andere zoekmachine

Via mond-tot-mondreclame

Via ChatGPT of een andere AI-tool

Advertentie

Social media

We hebben eerder samengewerkt

Bezoek aan een event of beurs

Anders

300 slaapplekken binnen een crisisnoodopvanglocatie

Veiligheidsregio Utrecht

De uitdaging

Het proces

Locatie schouwen

Inventaris bepalen

Voorbereiden en verzamelen

Snel leveren en plaatsen